Automatización de facturas con OCR para empresas

Un piloto acotado —un solo canal de entrada, un juego de campos y volcado a un ERP con API— parte de 2.500 €. Los proyectos con varias sociedades, cotejo contra pedido y albarán, aprobaciones por importe o un ERP sin API abierta se mueven en el rango de 6.000 € a 12.000 €. Rangos orientativos, en euros y sin IVA: la propuesta con precio cerrado se emite tras la sesión de diagnóstico gratuita. Los rangos completos por tipo de proyecto están en la página de precios.

Depende mucho más del origen del documento que del motor de OCR. Un PDF nativo generado por el ERP del proveedor se lee prácticamente sin error; un escaneo torcido de un albarán con anotaciones a mano, no. Por eso el sistema no se diseña para acertar el 100%: se diseña con un cuadro de excepciones donde caen los documentos con baja confianza o con descuadres, para que una persona los resuelva en segundos en lugar de teclear todas las facturas. Antes de presupuestar, probamos el flujo con una muestra de vuestras facturas reales.

Sí, aunque cambia el diseño. Con API el volcado es directo. Sin API trabajamos con los mecanismos que el ERP sí admite: importación de ficheros en su formato, carga en tablas intermedias o RPA sobre la interfaz como último recurso. Lo que hacemos siempre es verificarlo en el diagnóstico antes de comprometer alcance, porque es el factor que más mueve el precio.

Son cosas distintas y conviene no mezclarlas. VeriFactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas afectan sobre todo a cómo emitís vuestras facturas, y eso lo resuelve un software de facturación homologado, no una consultora. Lo que automatizamos nosotros es el lado de las facturas que recibís: capturarlas, extraer sus datos, cotejarlas y contabilizarlas. Es un problema de integración y datos, y es donde se van las horas del equipo de administración. Si en vuestro caso hay además una migración de datos desde hojas de cálculo hacia el nuevo sistema de facturación, eso sí lo cubrimos.

Un piloto de un canal está normalmente en producción en 2 a 4 semanas, funcionando en paralelo con el proceso manual hasta que los números cuadran dos cierres seguidos. Los proyectos con varias sociedades o con cotejo a tres bandas requieren de 6 a 10 semanas. Nunca activamos el flujo sin respaldo manual: la validación se hace con vuestras facturas reales, no con ejemplos.

Van a un cuadro de excepciones con el motivo: campo ilegible, proveedor nuevo sin plantilla, importe que no cuadra con el pedido, IVA inesperado. Cada excepción notifica al responsable y queda registrada, así que sabéis cuántas hay, de qué proveedores y por qué. Ese registro es lo que después permite reducir la tasa de excepciones: casi siempre se concentran en unos pocos proveedores con formatos malos.

No, cambia en qué gasta el tiempo. Deja de teclear datos de cabecera y líneas y pasa a resolver las excepciones y a revisar lo que de verdad requiere criterio: descuadres con el pedido, condiciones de pago raras, duplicados. En los procesos que hemos automatizado, ese cambio es el que hace que el cierre deje de ser un cuello de botella de fin de mes.